Comment créer et gérer des modèles de workflow ?
Mis à jour
de
Chris Storms
Créer un modèle de workflow
Étape 1 — Ouvrir la vue Modèles
Vous disposez d’une vue dédiée Modèles, dans le menu déroulant sous Vue des tâches et Vue des workflows
Étape 2 — Créer un nouveau modèle
Cliquez sur Nouveau modèle
Complétez :
- Titre
- Catégorie (optionnel)
- Détails (optionnel)
- Fichiers (optionnel)
Vous ne pouvez pas encore définir :
- Collaborateur
- Date d’échéance
Ces champs seront complétés lors de la création du workflow.
Étape 3 — Enregistrer le modèle
Cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder et ajouter une tâche
Votre modèle est enregistré avec le statut : 👉 Modèle
Ajouter des tâches au modèle
Étape 1 — Ouvrir le modèle
Cliquez sur le + à coté du workflow
Étape 2 — Ajouter des tâches
Pour chaque tâche, définissez :
Titre (obligatoire)
Responsable (optionnel)
Pour d’autres tâches, le responsable est variable (par exemple en fonction du collaborateur) et sera défini lors de l’utilisation du modèle.
Exemple :
Prenons un workflow d’onboarding.
La tâche « Préparer le badge d’accès » a toujours le même responsable → vous pouvez le définir dans le modèle
La tâche« Réunion de suivi après 30 jours » doit être réalisée par le manager → variable selon le collaborateur → vous la définissez lors de la création du workflow
⚠️ Différences avec les vraies tâches :
- Le responsable est optionnel
- Pas de Date d’échéance
- Pas de Statut
Étape 3 — Enregistrer la tâche
Cliquez sur Enregistrer
Gérer votre modèle
Vous pouvez :
- Modifier le modèle (nom, description…)
- Ajouter, modifier ou supprimer des tâches
- Réutiliser le modèle autant de fois que nécessaire
👉 Les modifications d’un modèle n’ont pas d’impact sur les workflows existants
Bonnes pratiques
- Gardez les modèles simples et clairs
- Définissez un Responsable lorsque c’est possible
- Utilisez les modèles uniquement pour des processus récurrents