Hoe maak en beheer je workflow sjablonen?
Geüpdatet
door
Chris Storms
Maak een workflow sjabloon
Stap 1 — Open de Sjablonenweergave
Je hebt een aparte Sjablonenweergave, in de dropdown onder Taakweergave en Workflowweergave
Stap 2 — Maak een nieuw sjabloon
Klik op Nieuw sjabloon
Vul in:
- Titel
- Categorie (optioneel)
- Details (optioneel)
- Bestanden (optioneel)
Je kan nog niet instellen:
- Medewerker (“Betreft”)
- Vervaldatum
Deze worden later ingevuld bij het aanmaken van de workflow.
Stap 3 — Sla je sjabloon op
Klik op Opslaan Of Opslaan / Opslaan en taak toevoegen
Je sjabloon wordt opgeslagen met status: Sjabloon
Voeg taken toe aan je sjabloon
Stap 1 — Klik op het plusteken naast het sjabloon
Stap 2 — Voeg taken toe
Voor elke taak definieer je:
- Titel (verplicht)
- Verantwoordelijke (optioneel)
Voorbeeld:
Neem een onboarding workflow.
De taak “Badge voorbereiden” heeft altijd dezelfde verantwoordelijke → je kan die in het sjabloon instellen.
De taak “30 dagen evaluatiegesprek” moet gebeuren door de leidinggevende → die verschilt per nieuwe medewerker → die stel je pas in bij het aanmaken van de workflow.
⚠️ Verschillen met échte taken:
- Verantwoordelijke is optioneel
- Geen Vervaldatum
- Geen Status
Stap 3 — Sla de taak op
Klik op Opslaan
Beheer je sjabloon
Je kan:
- Het sjabloon aanpassen (naam, beschrijving…)
- Taken toevoegen, aanpassen of verwijderen
- Het sjabloon zo vaak hergebruiken als nodig
👉 Wijzigingen aan een sjabloon hebben geen impact op bestaande workflows
Best practice
- Hou sjablonen eenvoudig en duidelijk
- Definieer waar mogelijk een Verantwoordelijke
- Gebruik sjablonen enkel voor terugkerende processen