Hoe laat ik één medewerker een document elektronisch ondertekenen?

Geüpdatet door Chris Storms

Het elektronisch ondertekenen van een document vertrekt steeds vanuit "Documenten" in HR Selfservice. Om een document te kunnen ondertekenen heeft een medewerker dus toegang nodig tot Documenten. Dit kan je nakijken en aanpassen onder de tab Onderneming en vervolgens Toegangsrechten.
Opgelet : deze toegang is betalend. Indien deze medewerker nog geen toegang had tot een andere functionaliteit van het personeelsdossier zal deze aangerekend worden.

Om een document te laten ondertekenen moet je beheerder zijn van Documenten.
Een bestaand document (ttz een document dat reeds opgeladen is in HR Selfservice Documenten) laten ondertekenen.
  • Ga naar de tab Medewerkers.
  • Selecteer de medewerker links
  • Kies het menu Documenten.
  • Ga naar het document dat je wil laten ondertekenen.
Documenten in een publieke map of in de map onkosten of afwezigheden kunnen niet ondertekend worden.
  • Selecteer het document
  • Klik onderaan op Handtekening
  • Kies Versturen voor ondertekening
  • Kies de ondertekenmethode
Meer info over de verschillende ondertekenmethodes vind je hier.
  • In het geval van manueel, eID of ItsMe, duid aan op het document waar je de handtekening wil laten plaatsen.
    De rechthoek wordt groen zodra deze groot genoeg is. Gebruik de pijltjes om naar de volgende/vorige pagina te gaan.
  • Klik op Volgende
  • Geef een datum tegen wanneer het document ondertekend moet worden (optioneel)
  • Geef een begeleidend bericht (optioneel)
    Dit bericht zal mee verstuurd worden met de e-mail die de medewerker uitnodigt om te ondertekenen.

Een nieuw document (ttz een document nog niet opgeladen is in HR Selfservice Documenten) laten ondertekenen.
  • Ga naar de tab Medewerkers
  • Selecteer de medewerker links
  • Kies het menu Documenten
  • Klik onderaan op Handtekening
  • Klik op Nieuw document versturen voor ondertekening
Documenten in een publieke map of in de map onkosten of afwezigheden kunnen niet ondertekend worden.
  • Laad een nieuw document op.
  • Kies de map waarin je het document wil bewaren.
  • Klik op Volgende.
  • Kies de ondertekenmethode.
    Meer info over de verschillende ondertekenmethodes vind je hier.
  • In het geval van manueel, eID of ItsMe, duid aan op het document waar je de handtekening wil laten plaatsen.
    De rechthoek wordt groen zodra deze groot genoeg is. Gebruik de pijltjes om naar de volgende/vorige pagina te gaan.
  • Klik op Volgende.
  • Geef een datum tegen wanneer het document ondertekend moet worden (optioneel).
  • Geef een begeleidend bericht (optioneel).
    Dit bericht zal mee verstuurd worden met de e-mail die de medewerker uitnodigt om te ondertekenen.

Hoe hebben we het gedaan?

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)