Hoe kan ik een afwezigheidstype toevoegen?
Deze optie mag enkel gebruikt worden indien :
- eenzelfde afwezigheidstype nodig is voor uren terwijl deze voor dagen al gedefinieerd is of visa versa
- eenzelfde afwezigheidstype met een andere omschrijving nodig is.
Volledig nieuwe afwezigheden moeten eerst in Payroll geconfigureerd worden door je Payroll consulent .
- Ga naar “Onderneming” > "Instellingen afwezigheden".
- Klik links onderaan op "Nieuwe code".
Je krijgt nu een nieuw scherm om de code aan te maken met daarop volgende velden en opties:
- Omschrijving: hier kan je de omschrijving invullen die medewerkers te zien krijgen als ze een aanvraag plaatsen (met de knop met 3 puntjes kan je de omschrijving in het Frans en Engels ook aanpassen)
- Looncode: SD Worx-looncode. Dit zijn de actieve codes in Payroll. Je kiest de gewenste code uit de lijst. Je Payroll consulent kan indien nodig een nieuwe code aanmaken in Payroll. Na import wordt deze code ook beschikbaar in HR Selfservice
- Ploegcode: hier kunt u een nieuwe shift code invoeren die de code in het werkschema zal overschrijven. U vindt uw beschikbare shift codes in Payroll
- Aangevraagd in: bepaal hier of de afwezigheid aangevraagd wordt in dagen (hele dag of halve dag) of in uren (tot 15 minuten)
- Optie limieten: hiermee kan je een minimum instellen op het aantal uren/dagdelen die er moeten aangevraagd worden per aanvraag
- Bij medewerkers: hier bepaal je de afwezigheid enkel aangevraagd kan worden wanneer de medewerker over een verlofrecht beschikt (met verlofrechten) of altijd (zonder verlofrechten)
- Kan geboekt worden door: hier kan je aanduiden welke rol iemand moet hebben om de afwezigheid aan te vragen of in te boeken
- Kalenderkleur: je kan deze selecteren in de kleurkiezer of door de kleurcode in te vullen in het veld naast de kleurkiezer
- Afkorting in kalender: hier kan je tot twee letters gebruiken die in de kalender getoond worden. Standaard wordt de eerste letter van de omschrijving getoond
- Aanvragen: hier kunt u selecteren of de afwezigheid onmiddellijk op aanvraag wordt goedgekeurd zonder tussenkomst van een goedkeurder of dat goedkeuring door een goedkeurder vereist is
- Annuleren: Er zijn 3 opties die u kunt selecteren:
- Onmogelijk: dit betekent dat de aangevraagde afwezigheid niet kan worden verwijderd
- Met goedkeuring: dit betekent dat de aangevraagde afwezigheid kan worden verwijderd maar dat hiervoor de goedkeuring van een goedkeurder vereist is
- Zonder goedkeuring: dit betekent dat eens de afwezigheid is aangevraagd, deze niet kan worden verwijderd
- Andere instellingen opties:
- Omschrijving tonen in teamkalender: als je deze optie activeert kunnen alle medewerkers de details van de afwezigheid zien in de teamkalender
- Bijlage verplicht: als je deze optie activeert zal de medewerker altijd een bijlage moeten bij het aanvragen van deze afwezigheid (Bv. doktersbriefje bij ziekte).