Comment créer un nouveau type de frais ou modifier un type de frais existante ?
Mis à jour
de
Chris Storms
Vous décidez des frais que vos employés peuvent soumettre.
Vous pouvez gérer les différents types de frais qui peuvent être soumises sous Organisation> Paramètres notes de frais
- Pour créer un nouveau type de frais, sélectionnez Nouveau type de frais.
- Pour modifier un type de frais existant, cliquez sur le type de frais dans la liste.
Remplissez ou modifiez les champs.
Description
Vous définissez ici sous quel nom le type de frais sera visible dans l'application. Par exemple : "Frais de restaurant".
Le menu avec les 3 points vous permet de saisir la description en 3 langues.
Valeur
Vous définissez ici s'il s'agit d'un montant fixe, d'un montant variable ou d'un nombre de kilomètres.
Montant fixé
Lorsqu'il soumet ce type de frais, l'auteur ne doit pas saisir de montant. Ce montant est prédéterminé par vous dans la catégorie de frais dans le champ "Montant".
Exemple d'utilisation : une indemnité journalière fixe de 8,64 €.
Montant variable
Lorsqu'il soumet ce type de frais, le soumissionnaire doit préciser un montant. Il s'agit du type de dépense le plus courant.
Exemple d'utilisation : frais de restaurant, parking, transports publics
Nombre fixe de kilomètres
Lorsqu'il soumet ce type de frais, le soumissionnaire doit préciser un nombre de kilomètres. Le nombre de kilomètres est multiplié par un montant par kilomètre prédéterminé par vous dans le champ "Montant". Ces montants ne sont pas automatiquement indexés.
Exemple d'utilisation : indemnité kilométrique.
Distance
Lorsqu'il soumet ce type de frais, l'auteur doit préciser un nombre de kilomètres. Le montant remboursé est automatiquement calculé dans la Paie avec les remboursements officiels de frais kilométriques les plus récents et sont automatiquement indexés. Cette option ne fonctionne donc que lorsque vous choisissez de payer via la fiche de paie.
Exemple d'utilisation : remboursement du kilomètre
Nombre fixe
Lorsqu'il soumet ce type de frais, le soumissionnaire ne doit pas spécifier de montant ou de nombre. Cette catégorie de frais garantit qu'une certaine valeur, prédéfinie par vous, est incluse dans un certain code de salaire que vous avez choisi. Le paquet salarial se charge ensuite de calculer le montant à rembourser.
Exemple d'utilisation : cette option n'est utilisée que pour des applications très spécifiques.
Minimum/Maximum
Vous pouvez saisir un montant minimum et maximum par type de frais.
Ce montant est par frais sousmis.
Compte du grand livre
Vous pouvez lier un compte du grand livre à votre type de frais ici. Note : cette information n'est pas envoyée à la Paie et n'a aucun impact sur la liste comptable. Il vous permet de lier les frais à certains comptes du grand livre via le reporting dans HR Selfservice.
Remboursement
HR Selfservice Expenses prend en charge 3 types de paiement.
- avec le salaire
- directement (par la comptabilité par exemple) avec mention sur la fiche de paie et les fiches fiscales
- directement (par la comptabilité, par exemple) sans mention sur la fiche de paie et les fiches fiscales
Code de paie
Il s'agit du code de salaire sous lequel cette dépense sera envoyée à la Paie (si la dépense est effectivement envoyée à la Paie).
Peut être encodé par
Vous définissez ici le rôle que doit avoir un employé pour pouvoir enregistrer/demander cette dépense.
En tant qu'administrateur, vous pouvez de toute façon tout réserver.
Justificatif nécessaire
Une pièce justificative peut être ajoutée à chaque dépense. Cette option rend obligatoire l'ajout de pièces justificatives à ce type de dépenses.
Autoriser autres devises
HR Selfservice prend en charge la conversion automatique des devises (sur la base du taux quotidien auquel la dépense a été engagée). Si vous ne voulez pas que les dépenses soient saisies dans des devises autres que l'euro, décochez cette case.
Approuver automatiquement
Une fois soumise, la dépense est automatiquement approuvée. Vous ne voulez l'utiliser que dans des circonstances très particulières. Les dépenses doivent généralement être approuvées manuellement.
Champs de commentaires
HR Selfservice vous permet de fournir jusqu'à 4 champs de commentaires par type de frais. Ils servent à demander des informations supplémentaires lorsque ce type de dépense est soumis (Par exemple : le nombre de participants à une visite au restaurant, ou le nom du client).
Il existe 2 types de champs de commentaires
- Champ libre
Vous donnez simplement un nom au champ et l'employé peut saisir n'importe quelle valeur. - Menu déroulant
Vous donnez un nom au champ et définissez une liste de valeurs parmi lesquelles l'employé peut choisir. Cliquez sur les options pour réutiliser une liste existante ou en créer une nouvelle. Lorsque vous modifiez les valeurs d'une liste existante, elles changent avec chaque dépense qui utilise cette liste.