Hoe maak ik een nieuw type onkost aan of bewerk ik een bestaande onkosttype?
Geüpdatet
door
Chris Storms
Je bepaalt zelf welke onkosten je medewerkers kunnen indienen.
De verschillende types onkosten die ingediend kunnen worden beheer je onder Onderneming > Instellingen onkosten
- Om een nieuw type onkost aan te maken kies Nieuw onkosttype
- Om een bestaande onkost type te wijzigen kilk op het onkosttype in de tabel
Vul de velden in of wijzig ze.
Omschrijving
Hier bepaal je onder welke naam het onkostentype zichtbaar zal zijn in de toepassing. Bijvoorbeeld : “Restaurantkosten”.
Met menu met de 3 puntjes laat je to de omschijving in 3 talen in te geven.
Waarde
Hier bepaal je of het om een vast bedrag, een variable bedrag of een aantal kilometer gaat.
Vast bedrag
Bij het indienen van dit type onkosten moet de indiener geen bedrag opgeven. Dit is vooraf door jou bepaald in het onkostentype in het veld “Bedrag”.
Gebruiksvoorbeeld: een vaste dagvergoeding van 8,64€
Variabel bedrag
Bij het indienen van dit type onkosten moet de indiener een bedrag opgeven. Dit is het meest voorkomende soort onkosten.
Gebruiksvoorbeeld: restaurantkosten, parking, openbaar vervoer…
Vast bedrag * Km
Bij het indienen van dit type onkosten moet de indiener een aantal kilometer opgeven. Het aantal kilometer wordt vermenigvuldigd met een door u in het veld “Aantal” vooraf bepaald bedrag per kilometer. Deze bedragen worden niet automatisch geïndexeerd.
Gebruiksvoorbeeld: kilometervergoeding.
Afstand
Bij het indienen van dit type onkosten moet de indiener een aantal kilometer opgeven. Het terugbetaald bedrag wordt in Payroll automatisch berekend met de meest recente, officiële kilometervergoedingen en worden automatisch geïndexeerd. Deze optie werkt dan ook alleen wanneer je kies voor uitbetaling via de loonbrief.
Gebruiksvoorbeeld: kilometervergoeding
Vast aantal
Bij het indien van dit type onkosten moet de indiener geen bedrag of aantal opgeven. Dit onkostentype zorgt er voor dat er een bepaalde , door jou vooraf ingestelde, waarde wordt meegegeven met een bepaalde, door jou gekozen looncode. Het loonpakket zorgt dan voor de berekening van het terug te betalen bedrag.
Gebruiksvoorbeeld : deze optie wordt slechts gebruikt voor zeer specifieke toepassingen.
Minimum/Maximum
Je kan per onkosttype een minimum en maximumbedrag ingeven.
Dit bedrag is per onkost.
Grootboekrekening
Hier koppel je eventueel een grootboekrekening aan je onkosttype. Opgelet : deze informatie wordt niet meegestuurd naar Payroll en heeft geen impact op de boekhoudlijst. Het laat je toe via de rapportering in HR Selfservice zelf onkosten te koppelen aan bepaalde grootboekrekeningen.
Uitbetaling
HR Selfservice Onkosten ondersteunt 3 soorten uitbetaling.
- samen met het loon
- rechtstreeks (door de boekhouding bijvoorbeeld) met vermelding op de loonbrief en fiscale fiches
- rechtstreeks (door de boekhouding bijvoorbeeld) zonder vermelding op de loonbrief en fiscale fiches
Looncode
Dit is de looncode waaronder deze onkost naar Payroll gestuurd zal worden (indien de onkosten effectief naar Payroll gestuurd worden)
Beschikbaar voor
Hier bepaal je welke rol een medewerker moet hebben om deze onkost in te boeken/aan te vragen.
Als beheerder kan je sowieso alles inboeken.
Bewijsstuk nodig
Aan elke onkost kan een bewijsstuk toegevoegd worden. Deze optie maakt het verplicht om aan dit soort onkost een bewijsstuk toe te voegen.
Andere munteenheden mogelijk
HR Selfservice ondersteunt automatische muntconversie (gebaseerd op de dagkoers dat de onkost gemaakt is).
Indien je niet wil dat er onkosten in andere munteenheden dan Euro worden ingegeven vink je dit uit.
Automatisch goedkeuren
Bij het indienen wordt de onkost automatisch goedgekeurd. Dit wil je slechts in zeer tuizonderlijke omstandigheden gebruiken. Onkosten moeten typisch handmatig goedgekeurd worden.
Commentaarvelden
HR Selfservice laat toe om tot 4 commentaarvelden per onkosttype te voorzien. Deze dienen om extra informatie op te vragen wanneer dit soort onkost ingediend wordt (Bijvoorbeeld : aantal deelnemers bij een restaurantbezoek, of de naam van de klant)
Er zijn 2 soorten commentaarvelden
- Vrij veld
Je geeft gewoon een naam aan het veld en de medewerker kan eender welke waarde invullen. - Keuzemenu
Je geeft een naam aan het veld en bepaalt een lijst van waardes waaruit de medewerker kan kiezen. Klik op opties om een bestaande lijst te hergebruiken of om een nieuwe lijst aan te maken. Wanneer je de waardes in een bestaande lijst wijzigt, wijzigen deze bij elke onkost die deze lijst gebruikt.