Wat is e-signing en hoe werkt het?
Geüpdatet
door
Chris Storms
Met e-signing kan je documenten in HR Selfservice door één of meerdere personen laten ondertekenen.
Om e-signing te kunnen gebruiken moet je toegang hebben tot Documenten in HR Selfservice, zowel de beheerder die het e-signing proces opstart als elke ondertekenaar. Je betaalt niet per handtekening, maar medewerkers moeten wel toegang hebben tot Documenten.
Het e-signing proces start altijd bij een beheerder in HR Selfservice.
- Je selecteert een bestaand document in HR Selfservice of laadt een nieuw document op.
- Je kiest wie het document moet ondertekenen en in welke volgorde.
- Je bepaalt welk soort handtekening vereist is (vinkje, manueel, itsme/eID).
- De ondertekenaars ontvangen een e-mail en notificatie dat ze een document moeten ondertekenen.
- Zodra een ondertekenaar heeft ondertekent ontvangt de volgende ondertekenaar een e-mail met het verzoek te ondertekenen. En zo tot iedereen ondertekend heeft.
- Je kan kiezen om als beheerder ook een e-mail te ontvangen zodra iedereen ondertekend heeft en hant handtekenproces afgerond is.
Een document kan dus één of meerdere ondertekenaars hebben.
Bijvoorbeeld:
- alleen de medewerker;
- alleen een beheerder;
- eerst een bedrijfsleider en daarna de medewerker;
- eerst een manager, daarna HR en ten slotte de medewerker.